Team Olivias varslingsrutine

Hvem kan varsle?

Alle ansatte oppfordres til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Dette omfatter også innleide medarbeidere, selvstendige oppdragstakere, praktikanter, personer som deltar i arbeidsmarkedstiltak, og andre som er tilgjengelige for å utføre arbeid under Team Olivias ledelse og kontroll.

I tillegg oppfordres alle andre som blir kjent med kritikkverdige forhold i virksomheten til å varsle, herunder som beboere, kunder og tjenestemottakere, pårørende og besøkende og  oppdragsgivere. 

Hva kan det varsles om?

Generelt skal det varsles om:

• Brudd på lover og regelverk
• Brudd på etiske normer
• Andre alvorlige forhold

I tillegg kan det varsles om overtredelser som med stor sannsynlighet vil finne sted.

Etter arbeidsmiljøloven § 2-3 har arbeidstaker en plikt til å varsle arbeidsgiver når arbeidstaker oppdager feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse.

Team Olivia forventer at ansatte sier fra dersom man hvis man oppdager forhold som kan innebære:

• Fare for liv og helse
• Fare for klima eller miljø
• Korrupsjon eller annen form for økonomisk kriminalitet
• Myndighetsmisbruk
• Uforsvarlig arbeidsmiljø
• Brudd på personopplysningssikkerhet
• Andre kritikkverdige forhold

Typiske forhold som vanligvis ikke regnes som kritikkverdige forhold er politiske ytringer, faglige ytringer/faglige uenigheter, personlige moralske ytringer og forhold som er allment kjent.

Fremgangsmåte for varsling

Form og innhold

Varslingen skal være forsvarlig. Det stilles ingen formkrav til varslingen, men det foretrekkes at den er skriftlig av hensyn til mulighetene for å følge opp varselet videre.

Varslet bør inneholde relevant og nødvendig informasjon. Dette vil typisk være: 

• Navn og kontaktinformasjon
• Opplysninger om når og hvor de kritikkverdige forholdene fant sted
• Beskrivelse av de kritikkverdige forholdene
• Opplysninger om eventuelle vitner og dokumentasjon som kan bidra til å belyse saken

Anonym varsling

Det er mulig å varsle anonymt, dvs. at varslerens identitet forblir ukjent for alle. Anonym varsling kan gjøre det lettere å ta opp kritikkverdige forhold, men samtidig vil det kunne begrense vår reelle mulighet til å følge opp innholdet i varslet i nødvendig grad. Det er derfor i utgangspunktet ønskelig at varsler står frem med navn.

Hvor skal varslet sendes?

Team Olivia har en varslingsmodul hvor varsel kan inngis elektronisk. Klikk her for å gå direkte til modulen.

Det kan også varsles per post (Team Olivia, Claimdesk PwC, 11397 Stockholm, Sverige), e-post (oliviaholding@claimdesk.pwc.se), muntlig, via en telefonsamtale eller i et fysisk møte. 

Varselet kan også rettes direkte til varslingsteamet som er nedsatt i den enkelte virksomhet i Team Olivia. Alternative interne varslingskanaler er, HR, tillitsvalgte, verneombud, BHT, eller daglig leder/adm.direktør. 

Saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølging av varsling

Generelt

Team Olivia skal sørge for at varsler som mottas blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid. Hva som er «rimelig tid» må vurderes konkret i lys av alvorlighetsgraden, behovet for rask avklaring og hvor lang tid det vil ta å undersøke forholdene.

Varsler som inngis elektronisk

Varsler som inngis elektronisk i varslingsmodulen mottas av vår samarbeidspartner PwC. PwC bistår Team Olivia med en innledende vurdering av varslet før det oversendes den relevante virksomhetens varslingsteam får tilgang. Den videre behandlingen følger vår alminnelige saksbehandlingsprosessen for varsler, som er beskrevet under.

Den som varsler vil i varslingsmodulen få en bekreftelse på at varselet er mottatt og informasjon om videre saksgang.

Saksbehandling

Team Olivia skal for den enkelte virksomhet utpeke et upartisk varslingsteam som skal følge opp varslet, holde kontakten med og gi tilbakemelding til varsler, og om nødvendig innhente ytterligere informasjon.

Ved mottak av et varsel, skal følgende prosesstrinn følges:

1. Registrering: Den som mottar varselet skal rapportere til varslingsteamet i den relevante virksomheten.
2. Bekreftelse på mottak: Den som varsler skal motta bekreftelse på at varselet er mottatt innen syv dager etter mottak.
3. Undersøkelser: Varslingsteamet undersøker og vurderer varslet. Identiteten til varsler og berørte tredjepersoner holdes konfidensiell dersom det er ønskelig og mulig. Uautoriserte ansatte skal ikke gis tilgang til opplysningene.
4. Vurdering av kritikkverdige forhold: Varslingsteamet vurderer om varselet er å anse som kritikkverdig eller ikke, samt eventuelle tiltak.
5. Tilbakemelding: Den som har varslet skal motta en skriftlig tilbakemelding innen rimelig tid, og senest innen tre måneder. 

Det er leder av varslingsteamet som har det overordnede prosessansvaret og som sikrer at alle trinnene følges. Det gjøres en konkret vurdering hvordan verneombud, evt. andre bør involveres i saken.

Ekstern varsling til offentlig myndighet

Ansatte har alltid rett til å varsle til offentlige tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter, herunder politiet, Datatilsynet, Arbeidstilsynet, Likestillings- og diskrimineringsombudet mv.

Vern mot gjengjeldelse

Arbeidsmiljøloven § 2-5 forbyr gjengjeldelse mot arbeidstaker som har varslet i samsvar med § 2-4. Arbeidsgiver kan derfor ikke besvare en forsvarlig varsling med oppsigelse, suspensjon eller avskjed. Utstøting, fratakelse av eller endring i arbeidsoppgaver eller andre reaksjoner som har karakter av straff eller sanksjon, vi heller ikke være lovlig. Saklige motargumenter og motbevis kan ikke regnes som gjengjeldelse. Selv om det viser seg at det ikke foreligger noe kritikkverdig forhold, er varsler likevel vernet av reglene dersom hun/han var i god tro på varslingstidspunktet.